MGM Resorts impresiona a los clientes con la ayuda de Oracle Fusion Cloud ERP

Hablando de pases mágicos. Los equipos de finanzas y TI de MGM Resorts International prestan apoyo a más de 15 propiedades en Las Vegas y en Estados Unidos, incluyendo destinos icónicos como Bellagio y Mandalay Bay, tan bien que los clientes nunca notan lo que hacen. Entre bastidores, los equipos gestionan sistemas financieros que procesan transferencias bancarias, datos de tarjetas de crédito, pedidos a proveedores, etc., todo ello para un negocio que en realidad abarca múltiples sectores, como el de la alimentación, bebidas, hoteles y entretenimiento.

Pero en 2018, el mosaico de sistemas de la empresa, algunos de ellos de casi 40 años de antigüedad, demostraba que esa magia se estaba volviendo más difícil de lograr. "Gran parte del tiempo teníamos que entrar manualmente en los sistemas para encontrar los datos financieros que necesitábamos", explica Emmy Kravetz, directora ejecutiva de ERP. "Era ineficiente y a veces daba lugar a discrepancias. Necesitábamos funciones más avanzadas que nos permitan respaldar mejor el negocio". Eso no iba a suceder con los sistemas locales antiguos de MGM Resorts, que no podían conectarse a nuevas aplicaciones y aprovechar las ventajas de la automatización.

MGM Resorts deseaba integrar sistemas, automatizar procesos y volver a centrar a los empleados en tareas de alto valor, por lo que el equipo recurrió a consultores tecnológicos PwC. En primer lugar, el equipo de proyectos definió los argumentos a favor del cambio. Tras considerar únicamentela sustitución de sistemas básicos como el cierre financiero y la conciliación de cuentas, el equipo observó la necesidad de realizar mejoras más profundas, más allá de la tecnología y que se extendieran a los procesos de negocio. Este nivel de transformación requería una plataforma ERP basada en la nube y PwC recomendó Oracle Fusion Cloud ERP.

"Estudiamos muchos sistemas diferentes", afirmó Rob Wargo, Vicepresidente de Cumplimiento de SOX. "Oracle ofrecía una completa solución a los desafíos a los que nos enfrentábamos: reuniendo todos nuestros datos, modernizando nuestros procesos financieros y mnuestra tecnología y migrando todo a la nube".

La iniciativa comenzó mediante la implementación de sistemas financieros centrales basados en la nube, inicialmente para todas las propiedades de Las Vegas y posteriormente para otros complejos turísticos estadounidenses. A medida que el proyecto se desarrollaba, las actualizaciones tecnológicas y las mejoras de los procesos iban de la mano.

"Con nuestros antiguos sistemas, dábamos, por ejemplo, 15 pasos para realizar una tarea que en realidad sólo debería haber necesitado tres", afirma Lara Brooks, vicepresidenta sénior de servicios compartidos de finanzas."PwC nos guió mientras modificábamos los procesos de negocio, y Oracle respladó nuestro proceso con su tecnología en la nube. Ahora somos mucho más eficientes porque hemos simplificado nuestra forma de trabajar".

Un buen ejemplo es la forma en que MGM Resorts gestiona las transferencias bancarias. Antes, los empleados trasnferían fondos a clientes y proveedores de forma manual. Ahora, la automatización acelera el proceso. "Eliges un proveedor y el sistema sabe automáticamente todo sobre él y dónde debe ir el dinero", comenta Brooks. "Ya no tienes que pensar en ello. Puede parecer una pequeña mejora, pero supone una gran diferencia". Otra nueva automatización: garantizar que los casinos cumplan con los límites de la empresa en cuanto a cuánto gastan con los proveedores durante un período de tiempo.

Los equipos de finanzas y contabilidad ahora utilizan herramientas modernizadas para encontrar datos más rápido y atender mejor a los clientes. Los empleados ya no tienen que acceder a varios sistemas para investigar los cargos cuando los clientes tienen preguntas sobre la facturación, tanto si el cargo se relaciona con alimentación, habitaciones de hotel o espectáculos. Además de estar centralizada, la información está disponible a través del autoservicio, lo que da a los empleados más autonomía para resolver problemas y satisfacer a los clientes.

Los empleados de todos los departamentos tienen ahora un mayor acceso a los datos. "En el pasado, solo ciertas personas podían acceder a los datos financieros", afirma Wargo. "Con Oracle, podemos ofrecer soporte a toda nuestra base de usuarios, más de 50.000 personas. Y nuestros equipos de propiedad y finanzas tienen acceso a los datos adecuados. Gracias a los informes de operaciones de seguridad y a Oracle Risk Management and Compliance, podemos controlarlos, lo que nos permite mitigar los riesgos y seguir cumpliendo la normativa a la vez que ayudamos a las personas a realizar su trabajo".

La tecnología en la nube también está haciendo que esos trabajos sean más gratificantes, con menos tiempo dedicado a la introducción de datos y otras tareas manuales y más tiempo dedicado a ayudar a los clientes y a mejorar el funcionamiento del negocio. En lugar de limitarse a ejecutar informes rutinarios y crear asientos contables, los empleados pueden centrarse en el análisis de datos y la mejora de los resultados.

PwC colaboró estrechamente con MGM Resorts, desde la estrategia hasta la implementación de Oracle Fusion Cloud ERP. "Sabían mucho sobre el producto y mucho sobre procesos de negocio, además de tener una visión para transformar la forma de trabajar de nuestros equipos financieros", afirma Brooks.